금융꿀팁- 중소기업 사장님을 위한 회계부정방지 체크포인트 7가지

 

중소기업은 대기업보다 인력과 자원이 부족하고 내부통제가 철저하지 않아 임직원 횡령 등 회계부정이 발생할 가능성이 상대적으로 큽니다. 또 회사 규모가 크지 않아 횡령 등으로 거액의 손실을 보면 회사 존립 자체가 위태로워질 수 있는데요. 오늘은 중소기업 경영진이 회계 부정방지를 위해 놓치지 말아야 할 사항 및 쉽게 실행 가능한 사항을 정리해 안내해 드릴게요.

 

 

중소기업 회계부정방지 체크포인트 7가지

 

중소기업 A사의 직원 횡령 사례

※ 중소기업인 A사는 기존에 영위하던 사업의 성장에 한계가 있어 새로운 기술개발에 전념하고 있으며, 인건비 절감 등을 위하여 대표이사가 직접 기술개발을 담당하고 있음

 

※ 재무담당임원을 별도로 두고 있지 않고 영업담당임원이 재무업무를 겸직 하도록 하고 있어 담당임원의 전문성이 부족한 상태임

 

※ 자금 및 회계업무는 회계팀장인 甲*이 모든 업무를 직접** 담당하고 있으며, 대표이사와 담당임원은 甲을 전적으로 신뢰하여 자금 및 회계

관련 업무의 대부분을 甲에게 위임하고 있음

 

* 입사 이후 약 20년간 회계부서에서 회계업무만 담당하였고, 최근 8년 동안은 자금업무도 같이 담당

 ** 팀원이 1명도 없어 자금과 회계업무, 거래의 실행과 기록, 자산 보관 등 모든 업무를 甲이 혼자서 직접 수행

 

※甲은 본인의 주식투자손실을 만회하기 위하여 회사의 현금과 예금 등을 무단으로 인출·사용한 결과 6년간 회사자산의 40%에 해당하는 금액을 횡령하고, 

 

현금, 매출채권 등 존재하지 않는 자산을 가공으로 계상하거나, 차입금 등 부채를 누락하는 방법으로 회계장부를 조작하여 장기간 임직원들을 속여 왔음

 

※ 외부감사인인 B회계법인은 15년 동안 A사의 회계감사를 수행하였으나, 甲의 횡령사실과 회계부정 사실을 인지하지 못하였음

 

 

1. 자금 담당자와 회계담당자는 반드시 분리하세요

 

□(업무분장 현황) 중소기업 A사는 인건비 절감을 위하여 자금, 회계, 인사 및 총무를 담당하는 팀을 2명(팀장 포함)으로 운영하면서 1명(甲, 팀장)이 자금 및 회계업무를 담당하고, 나머지 1명(팀원)이 인사 및 총무업무를 담당

 

•또한, 재무담당임원을 별도로 두지 않고 영업담당임원이 재무(회계)업무를 겸직하도록 하였음

▶자금 및 회계업무를 혼자 담당하던 甲이 거액의 현금을 횡령하였음에도 경영진은 甲을 전적으로 신뢰한 결과 이를 전혀 인지하지 못하였음

 

□ (내부통제 취약점) 자금담당자와 회계담당자의 분리, 거래의 실행과 기록의 분리 등 적절한 업무분장을 통하여 내부통제를 보다 철저히 하였어야 함에도 자금과 회계, 거래의 실행과 기록 등을 동일한 1명의 직원이 오랜 기간 혼자 담당하도록 하였고,

영업담당임원이 회계업무를 겸직하도록 한 결과, 영업담당임원이 甲에게 전적으로 의존하게 되어 甲이 조작한 서류에 서명만 하는 상태가 지속됨

 

경영자는 오류나 부정을 방지하기 위해 1명에게 모든 일을 시키는 대신 업무를 여러 명에게 적절히 배분할 필요가 있습니다. 특히 자금 담당자와 회계담당자는 다른 사람에게 맡겨야 합니다.

 

 

2. 현금과 통장잔고는 사전 예고 없이 불시에 점검하세요

 

□ (현금실사 및 통장잔고 확인현황) A사 경영진은 최근 몇 년간 현금실사 및 통장잔고 확인을 전혀 하지 않았고, 외부감사인의 현금실사도 사전 협의 후, 연 1회 이루어졌음

 

▶A사는 인력부족 등을 이유로 업무분장, 순환보직 등이 이루어지지 않았을 뿐만 아니라, 현금에 대한 관리와 통제절차가 전혀 없었음

 

□ (내부통제 취약점) 현금은 회사의 모든 활동에 관여되는 자산으로 유동성이 매우 높아 횡령 위험에 항상 노출되어 있으므로 철저한 관리가 필요하나,

•사전 예고된 현금실사만으로는 담당자에게 자료를 조작할 수 있는 충분한 시간을 제공할 수 있어 횡령이나 회계부정을 발견하기 어려울 수 있음

 

담당자 휴가 시 관련 업무에 대한 불시 점검, 비정기 적인 현금 실사와 통장잔고 확인 등으로 횡령 여부를 파악할 수 있을 뿐 아니라 담당자의 불순한 동기를 차단할 수 있습니다.

 

3. 휴면계좌 등 사용하지 않는 계좌는 즉시 해지하세요

□ (계좌관리 현황) A사는 ◇개 은행에서 총 OO개의 보통예금계좌를 개설하여 사용 중이며,

 

• 일부 계좌는 매출채권 회수, 구매자금 집행, 경비 지급 등 구체적인 사용목적에 맞게 이용되고 있으나 나머지 계좌는 사용하지 않고 있음에도 계속 보유

 

 ▶A사직원 甲은 휴면계좌를 이용하여 회사자금을 횡령하였고, 수표발행 및 은행간 계좌이체 등을 통하여 횡령사실을 은폐해 옴

 

□ (내부통제 취약점) 횡령직원 甲은 거래처별로 매출채권 회수계좌를 다르게 사용하면서 한 계좌에서 구매대금, 일반자금 등의 거래를 혼용하여 집행함으로써 다른 직원들이 매출채권 회수 사실을 쉽게 파악하지 못하게 하였고

 

•외부감사를 받을 때에는 횡령사실을 은폐하기 위하여 하나의 매출채권 회수계좌에서 수표 출금 후 동 수표를 다른 휴면계좌에 입금하고, 수표 실물을 보유한 것처럼 감사인을 속여 현금을 이중으로 장부에 반영

 

 

용도가 불분명하거나 사용하지 않는 휴면계좌는 내부관리대상에서 누락되기 쉬워 내부 횡령 등 부정행위에 쓰일 수 있습니다.

 

 

4. 현금을 출금할 때는 관리자의 승인절차를 갖추세요

 

□ (현금출금 실무현황) 계좌이체 또는 창구 출금시 아무런 통제나 승인장치 없이 담당자가 자유롭게 계좌이체 또는 창구 출금이 가능

 

 

□ (내부통제 취약점) 직원에 의한 회계부정 발생기업 대부분이 현금의 출금(계좌이체 또는 창구출금)에 대하여 직원에게 많은 권한을 위임

 

•경영진에게는 매입채무를 상환하는 것으로 승인을 받았고 은행계좌의 적요란에도 매입채무를 상환한 것으로 기재하였으나, 계좌이체 또는 창구출금에 대한 통제장치가 없어 횡령직원의 개인 계좌로 쉽게 송금이 가능

 

거래처 등에 계좌이체를 할 때 사전에 등록된 계좌에 한해 관리자 승인을 얻어야만 이체가 가능하도록 통제할 필요가 있습니다. 회사 계좌에서 현금을 일정액 이상 출금 또는 이체하는 경우 대표이사나 최고재무책임자(CFO) 휴대전화에 해당 내용을 문자로 발송하도록 조치하면 좋습니다.

 

 

5. 통장, 법인카드, 인감, 유가증권 등은 각각 따로 보관하세요

 

□ (중요 물품 보관 현황) C사는 증권계좌에 자회사 유가증권을 장기간 보유하고 있었고, 총무부 직원 乙은 15년간 증권계좌 유가증권, 출금카드, 비밀 번호 등을 혼자서 관리함

 

•乙은 보관 중인 출금카드, 계좌 비밀번호 등을 이용하여 유가증권을 임의로 매각하여 매각대금을 개인 용도로 사용

 

□ (내부통제 취약점) 총무부 직원 乙이 15년 동안 유가증권 관련 업무를 수행하면서 유가증권과 출금카드 등 중요 물품을 혼자 관리하도록 하였고,

•C사는 이에 대한 적절한 통제활동을 실시하지 않아 유가증권 임의 매각을 통한 직원 횡령이 가능하였음

 

 

각각 다른 담당자가 관리·보관할 필요가 있으며 인감, 통장 등 중요 물품 사용 시 관리자 승인을 받도록 합니다.

 

6. 같은 업무를 너무 오래 하지 않도록 업무를 자주 바꿔주세요

 

 

□ (업무분장 현황) A사 횡령직원 甲은 입사 후 약 20년간 회계업무를 계속 담당하였고, 최근 8년간은 자금업무도 동시에 담당

•甲은 오랜 기간 동안 같은 업무를 혼자 수행하면서 회사의 내부통제상 취약점을 가장 잘 알게 되었고, 재무를 전담하는 임원도 없는 상태

▶甲은 회사자금을 장기간 횡령하고, 가공의 현금을 계상하거나 매입 채무 누락 등의 방법으로 장기간 임직원들을 속일 수 있었음

 

□ (내부통제 취약점) 甲이 오랜기간 같은 업무를 혼자 수행하면서 동 분야에 대하여 가장 잘 아는 직원이 되었고,

•회사내에서 甲을 견제하거나 관리·감독할 지위에 있는 사람이 없었으며, 경영진 역시 甲을 전적으로 신뢰하여 별도의 통제활동을 하지 않았음

 

특정 업무를 1명이 너무 오랜 담당하지 않도록 합니다. 직원들의 업무를 자주 바꿔주면 횡령을 방지할 수도 있습니다.

 

 

7. 외부감사를 통해 회사의 재무상태를 점검하는 기회로 삼으세요

 

 

□ (외부감사 현황) A사는「주식회사의 외부감사에 대한 법률」에 따른 외부 감사대상으로 15년간 B회계법인으로부터 외부감사를 받고 있음

• A사는 비용 절감을 위하여 최저 감사보수 금액을 제안한 B회계법인과 감사계약을 체결함

 

▶ B회계법인은 직원이 횡령한 기간(6년) 동안 매년 회계감사를 실시하였으나, 현금실사, 은행조회서 및 채권채무조회서 확인 등의 절차를 소홀히하여 횡령사실을 발견하지 못하였음

 

□ (내부통제 취약점) A사는 외부감사의 필요성이 없다고 보아 가장 낮은 보수를 제시한 회계법인을 선임하고, 경영진도 외부감사에 대하여 관심을 전혀 가지지 않았음

 

• 외부감사인이 요청한 자료에 대해서도 횡령한 직원이 조작하여 만든 허위자료를 제출하도록 방치하였고,

 •외부감사인도 15년간 계속 감사를 수행하면서 형식적인 감사절차만 수행하였음

 

 

외부감사로 회사의 재무상태를 점검할 수 있으므로 감사의견뿐 아니라 외부감사인이 수행한 절차 등에 대해서도 경영진이 관심을 둘 필요가 있습니다.

<자료출처: 금융감독원 파인>